Une mission comptable, à l’image d’une belle union, a un début… et parfois une fin. Comme dans tout engagement, il peut arriver que les chemins se séparent. Alors, pour s’assurer une résiliation sans accroc, voyons ensemble ce qu’est une lettre de fin de mission comptable et comment la compléter de manière adéquate.
Comment mettre fin à une lettre de mission ?
Le client peut mettre un terme au contrat à tout moment, tout comme l’expert-comptable peut décider d’écourter la collaboration. Pour que la séparation se fasse dans les règles de l’art, l’important est de respecter certaines étapes ainsi que les modalités prévues dans la lettre de mission.
- Être à jour du paiement des honoraires 💰
Avant de clore une mission, il est impératif que les honoraires soient réglés. Si malgré tout un impayé subsiste, le cabinet d’expertise comptable a la possibilité d’exercer un droit de rétention sur les documents comptables. Faire de la résistance est loin d’être une bonne idée, car cela va immanquablement freiner la transition vers un nouveau prestataire ou compliquer une reprise en interne. Mieux vaut se quitter sur une note positive !
- Vérifier le délai de préavis ⌛
Les lettres de mission incluent la plupart du temps un délai appelé préavis de rupture. En règle générale, ce délai est de trois mois avant la fin de l’exercice comptable. Ainsi, si la clôture de l’exercice est au 31 décembre, la lettre de fin de mission doit parvenir à l’expert-comptable avant le 30 septembre pour être effective au 1er janvier. A défaut, on repart pour un tour ! 🔁
- Rédiger un courrier avec accusé de réception ✉️
Dans un partenariat, chacun garde la possibilité d’y mettre fin et dans ce cas précis, cela doit se faire par lettre recommandée avec accusé de réception. Le texte doit indiquer une volonté explicite de mettre fin à la relation et le souhait de respecter les délais de préavis. L’idéal est aussi de confirmer que les honoraires sont à jour.
Peut-on résilier une lettre de mission sans préavis ?
Si la plupart des contrats affichent un préavis de trois mois, il arrive toutefois que la lettre de mission ne précise rien. Dans ce cas, le code de déontologie des professionnels de l’expertise comptable préconise un délai raisonnable qui pourra varier selon le type de mission ou la période (on évite la période fiscale ou de clôture de compte par exemple).
🚨Par ailleurs, une résiliation sans préavis est également permise dans certaines situations telles que :
- Côté expert-comptable : non-paiement des honoraires (après relances), perte de confiance ou encore soupçons de blanchiment de capitaux ou financement du terrorisme.
- Côté client : manquements graves de l'expert comptable, comme des retards significatifs.
À noter, lors d’une rupture sans préavis (d'un côté comme de l'autre) il est important de bien la motiver et la documenter pour être protégé en cas de contestation. 😇
La résiliation d’une lettre de mission doit-elle être justifiée ?
Bonne nouvelle : en dehors des résiliations intervenant sans préavis, personne n’est tenu de justifier son choix ! Les raisons pour mettre fin à une lettre de mission sont multiples. Que ce soit pour une histoire de coûts, à cause d’un manque de satisfaction ou suite à un changement de stratégie interne d’un côté ou pour un conflit d’intérêts de l’autre : votre décision vous appartient. 😉
Pour aller plus loin, en cas de rupture, le nouvel expert-comptable choisi par le client se doit d’informer son confrère de la reprise du dossier. Les différents documents seront transmis au successeur directement ou par l’intermédiaire du client. L’essentiel est d’être en règle sur le plan financier, pour terminer la collaboration dans de bonnes conditions !
Comment faire une lettre de résiliation des missions de l’expert-comptable ?
Dans un premier temps, pensez bien à envoyer le courrier de résiliation de la lettre de mission en recommandé avec accusé de réception. Cela permet de conserver une preuve de la démarche, ce qui pourrait s’avérer utile !
Voici les éléments à mentionner dans la lettre de fin de mission :
- Les coordonnées complètes du client.
- Les coordonnées de l’expert-comptable.
- La date et le lieu.
- L’objet, à savoir la résiliation de la lettre de mission.
- Une déclaration explicite de la décision, sans ambiguïté.
- La confirmation du respect des conditions contractuelles (préavis, paiement des honoraires).
- Une demande de restitution des documents comptables.
- Une signature, pour officialiser le tout !
Les conséquences de la lettre de fin de mission
Dans le délai prévu
Lorsque la lettre de fin de mission prend effet, l’expert-comptable doit restituer l’ensemble des documents comptables nécessaires à la continuité de la gestion comme les bilans, les journaux et les diverses pièces justificatives. Chacun repart avec ses affaires lors de la séparation officielle !
En dehors du préavis de rupture
Nous l’avons vu, il est possible d’envoyer une lettre de fin de mission sans respecter de préavis dans certains cas précis, mais attention, cela entraîne la fin des obligations de l’expert-comptable envers le client. Il peut avoir des répercussions, notamment pour le client qui quitte le cabinet d’expertise comptable.
En effet, lorsque la résiliation de la lettre de mission se fait sans préavis, des indemnités peuvent être appliquées. Selon les termes du contrat, celles-ci peuvent représenter 25 % à 40 % des honoraires annuels. De quoi dissuader les entreprises de changer d’expert-comptable en plein milieu d’année ! Si la rupture du contrat intervient en milieu d’exercice, il faudra certainement s’acquitter de ces indemnités, alors que si la résiliation a lieu en fin d’exercice, il est possible d’éviter un coût supplémentaire non négligeable.
Prescription des actions en responsabilité
Une fois la collaboration rompue, il peut arriver que l’une des parties décide d’engager des poursuites.
Cette possibilité est limitée dans le temps, par exemple, les actions en responsabilité contre les structures d’exercice et/ou les experts comptables respectent la prescription de droit commun. Depuis la loi n°2008-561 du 17 juin 2008, l’action doit être engagée dans les cinq années à compter de la date à laquelle le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits reprochés.
La lettre de fin de mission doit donc être soigneusement préparée. Essentielle au même titre que la lettre de mission, elle permet à chacun de repartir en toute sérénité et surtout de prévenir au mieux d’éventuels litiges. 😎
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