Contrôle qualité de l’expert-comptable : comment ça se passe ?

Le processus de contrôle qualité chez l’expert-comptable est décrit comme un dialogue constructif selon l’Ordre. C’est pour cela que l’on parle de bénéficier d’un contrôle dans la mesure où l’on vient apprécier l’application des règles et normes professionnelles mais uniquement pour contribuer à une meilleure organisation des structures d’exercice professionnel, pour l’harmonisation de la pratique et finalement, le développement de la solidarité au sein de la profession.

Tout confrère ou toute consœur aura la possibilité de devenir contrôleur qualité. En effet, il suffit (tel qu’indiqué à l’article 413 du Règlement intérieur de l’Ordre) : 

• d’être inscrit au Tableau depuis au moins 5 ans 
• d’avoir bénéficié d’un contrôle qualité sans observation ou recommandation majeure 
• de n’avoir fait l’objet d’aucune sanction disciplinaire
• d’avoir suivi la formation préalable 

À savoir, un contrôle qualité peut déboucher sur une opportunité professionnelle. Lorsque le parcours du contrôle qualité se déroule vraiment bien, l’expert contrôlé pourra se voir proposer de suivre la formation pour devenir à son tour contrôleur qualité.  

Plusieurs étapes composent le contrôle qualité.

Notification du contrôle

Le point de départ, c’est un mail envoyé à l’expert-comptable pour lui indiquer qu’il bénéficiera d’un contrôle qualité dans l’année qui va suivre. Cela permet d’être averti et de pouvoir commencer à se préparer.

Depuis 2018, tout le processus est réalisé sur le Portail Qualité de l’Ordre des experts-comptables. La notification est donc transmise par un mail envoyé par l’Ordre qui vous invite à remplir un questionnaire préparatoire. Dans ce mail, on trouve également les informations nécessaires comme les coordonnées du contrôleur qui devient votre interlocuteur privilégié durant tout le processus. 

S’agissant du questionnaire, celui-ci a pour but de faciliter la procédure, tant du côté du contrôleur que de celui du contrôlé. Il est important de réaliser que l’étape du questionnaire est cruciale et certaines parties demandent un peu plus de temps que d’autres.

En effet, cette tâche est chronophage et peut prendre une demi-journée mais c’est le socle du travail du contrôleur et s’il est mal rempli, c’est une perte de temps assurée le jour-j alors ne vous découragez pas !

À compter de la réception de ce mail, 30 jours vous seront laissés pour remplir et renvoyer le questionnaire préalable. Si le temps vous manque, n’hésitez pas à contacter votre contrôleur qui pourra vous laisser un peu de temps supplémentaire si nécessaire.

Le questionnaire comprend différentes rubriques, on retrouve notamment : 

• Les informations générales sur la structure d’exercice professionnel,
• L’organisation de la structure d’exercice professionnel,
• Le personnel de la structure d’exercice professionnel,
• Le maintien de la compétence de la structure d’exercice professionnel, 
• La clientèle et les missions de la structure d’exercice professionnel,
• Les méthodes de travail de la structure d’exercice professionnel,
• Les autres lieux d’exercice. 

Une fois dûment rempli dans les 30 jours de mise à disposition, il devra être renvoyé accompagné de la confirmation d’indépendance via le Portail Qualité.

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Le contrôle sur place

Pour que le contrôle puisse se passer en toute tranquillité, il faut du temps. Il est fortement conseillé de bloquer sa journée puisqu’il est essentiel que vous soyez disponible.

Le contrôle se scinde en deux étapes : le contrôle structurel et le contrôle technique.

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Le contrôle structurel

Si chaque cabinet d’expertise comptable s’organise comme elle l’entend en interne, il existe tout de même un référentiel basé sur plusieurs textes notamment l’ordonnance du 19 septembre 1945, le code de déontologie ainsi que les normes professionnelles. 

C’est donc en se référant à cela que le contrôleur qualité pourra apprécier si l’organisation du cabinet permet un exercice convenable de chaque mission.

Cette partie du contrôle repose sur trois phases : 

• La prise de connaissance des procédures et règles d’organisation en vigueur au sein de la structure d’exercice professionnel (principalement le questionnaire préparatoire),
• La revue commentée du questionnaire préparatoire avec le contrôlé ainsi que le remplissage du questionnaire structurel,
• La synthèse, c’est-à-dire une note faisant apparaître les principales forces et faiblesses par rapport aux grands objectifs (indépendance, validité des procédures du cabinet d’expertise comptable, notamment en matière de LCB-FT, le secret professionnel, etc).

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Le contrôle technique

Cette partie du contrôle peut également se subdiviser en trois étapes : 

• Le choix des dossiers examinés,
• Le contrôle des dossiers,
• La synthèse technique (pour se positionner sur le respect de certains points tels que le respect des principes ou encore la réalisation des missions).

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Le contrôle technique consiste à passer en revue un certain nombre de dossiers sous la responsabilité du professionnel contrôlé. L’idée est donc d’apprécier la qualité des méthodes utilisées.

Chaque contrôleur qualité a sa méthode pour choisir les dossiers qui seront sélectionnés, souvent ce choix reflète les forces et faiblesses révélées par le contrôle structurel préalable. 

Il existe néanmoins certaines lignes directrices à prendre en considération :

• Les dossiers clients doivent être représentatifs du ou des secteurs d’activité de la structure d’exercice professionnel (en cas de pluralités de missions),
• Si le contrôleur constate l’absence de procédures ou de règles écrites il convient d’élargir le nombre de dossiers clients contrôlés,
• Si un client représente une part significative des honoraires du professionnel, il semble opportun de sélectionner ce dossier.

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A minima, le contrôleur devra examiner au moins deux dossiers par professionnel inscrit au Tableau.

Grâce à cet examen, le contrôleur va pouvoir apprécier la manière dont le professionnel remplit ses missions et met en œuvre ses conseils ainsi que son expertise auprès des clients. À noter que le contrôle LAB étant séparé, le contrôleur n’a pas d'obligations particulières en la matière, néanmoins, s’il décèle des éléments caractéristiques d’une déclaration de soupçons, il doit en informer le comité de lutte anti-blanchiment par courrier confidentiel.

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Grâce aux notes de synthèses réalisées pour chaque partie de l’examen, le contrôleur réalise une réunion des synthèses pour présenter ses conclusions au contrôlé le jour même de son intervention. Cela permet de confirmer les remarques éventuelles et de recueillir les suggestions du contrôlé s’il y en a.

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Construction des conclusions

La note de synthèse structurelle est confiée pour signature au responsable de la structure d’exercice professionnel et la note de synthèse technique est remise à l’expert-comptable contrôlé. L’idéal est de faire signer ces notes le jour du contrôle mais il ne s’agit là que d'une préconisation pour réduire les délais et favoriser la confraternité. Dans les faits, un délai de 30 jours est laissé pour présenter des observations et retourner chaque note signée, elles seront ensuite intégrées au dossier de contrôle dans le portail qualité.

Enfin, un rapport définitif est établi par le contrôleur. On y retrouve une note de synthèse générale ainsi que les observations éventuelles du professionnel contrôlé. Le rapport met en évidence les faiblesses éventuelles qui ont pu être relevées au cours du contrôle qualité ainsi que les manquements à la réglementation. Ce rapport est donc assorti d’observations et recommandations pour y remédier.

Chaque examinateur/contrôleur ayant sa propre échelle d’appréciation des comportements au sein de la structure professionnelle, une étape intermédiaire a été intégrée avant la transmission du rapport final. Une validation par un superviseur de l’Ordre sera opérée pour assurer une harmonisation des contrôles.

Le rapport final et ses annexes seront ainsi transmis au président du Conseil régional.

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La lettre conclusive

Cette lettre est adressée à l’expert-comptable contrôlé par la présidence du CROEC concerné. Elle peut prendre plusieurs formes selon les résultats du contrôle.

• Lettre sans observations (avec ou sans recommandations),
• Lettre avec observations (avec ou sans recommandations),
• Lettre avec observations et nouveau contrôle l’année suivante (le but étant de s’assurer de la bonne compréhension et de la mise en place des observations).

Pour mieux comprendre la distinction : 

• L’observation, c’est le constat d’un manquement grave et répété dans le respect de la norme professionnelle,
• La recommandation, on parle également de conseil, comme son nom l’indique il s’agira de remarques formulées afin de permettre une amélioration des procédures et du travail du contrôlé.

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Rapport avec observations et actions disciplinaires

Au-delà des retours simplement pédagogiques, les conclusions d’un contrôle peuvent être disciplinaires. Tel que le prévoit l’article 31 de l’Ordonnance du 19 septembre 1945, c’est à la présidence du CROEC que revient la charge de saisir la Chambre de discipline. À partir de là, nous ne sommes plus dans le cadre du contrôle qualité.

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Peut-on récuser un contrôleur ?

C’est possible, une fois que vous avez été informé de l’identité de votre contrôleur qualité, vous avez le droit de le récuser. 

Une période de 30 jours s’ouvre à compter de la réception du mail vous indiquant l’identité du contrôleur, pendant ce délai vous devrez donc, si vous le souhaitez, formuler votre demande de récusation via une lettre adressée à la présidence du CROEC dont vous dépendez. 

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Combien de temps dure un contrôle qualité ?

Il n’y a pas de durée moyenne mais il est important, et même nécessaire, de se préparer à ce que le contrôle dure toute une journée. Comme précisé plus haut, il est impératif pour l’expert contrôlé d’être présent et disponible pour toute la durée du contrôle, alors autant anticiper et prévoir la journée pour ne pas être surpris par le temps et que le parcours du contrôle puisse se dérouler en toute tranquillité.

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Un cabinet peut-il éviter un contrôle qualité ?

Non. Le contrôle qualité est une obligation pour tous les cabinets inscrits à l'Ordre des experts-comptables. Ils sont sélectionnés de manière aléatoire, ou lorsqu’il y a des risques identifiés.

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Comment se préparer au mieux au contrôle qualité ?

La meilleure préparation réside dans le fait de veiller à ce que toutes les procédures internes soient à jour, notamment les pratiques en lien avec la LAB. Grâce à des outils comme Kanta qui automatise une grande partie de vos process, vous êtes bien préparés et avez l’esprit léger !

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Comment former et sensibiliser les équipes aux normes de qualité ?

Il est essentiel de veiller à ce que les équipes soient bien formées et ne pas négliger les formations dédiées aux collaborateurs sur les obligations du cabinet (auto-formation en e-learning, participation aux évènements professionnels, etc). De plus, avoir les bonnes pratiques et un manuel de procédure LAB à jour est essentiel pour les guider dans leurs missions et minimiser les risques.

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Les commissaires aux comptes (CAC) sont-ils soumis à un tel contrôle ? 

Au même titre que les experts-comptables, les commissaires aux comptes sont également soumis à des examens périodiques. Cette démarche a pour but de veiller à la qualité de l’audit et le respect des obligations du CAC garantissant ainsi le niveau d’exigence de la profession. Ils sont organisés par le Haut Conseil du commissariat aux comptes (H3C) et sont un gage de sécurité pour les clients.

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