Quelles sont les procédures de lutte anti-blanchiment dans les cabinets d'expertise-comptable ?

En quelques points-clés, voici un récapitulatif des recommandations de la NP-LAB :

• Pour chaque nouveau client, vous êtes tenu d’analyser 4 critères de classification des risques : les caractéristiques du client, son activité, sa localisation et les missions effectuées.
• En tenant compte des 4 niveaux de risques, un niveau de vigilance doit être attribué au client : standard pour une exposition faible ou moyenne et renforcée pour une exposition élevée aux risques LCB FT.
• Si vous repérez une opération atypique, que vous réalisez de nouvelles missions pour votre client ou que vous effectuez un maintien de mission, vous pouvez mettre à jour le niveau de vigilance. Il est nécessaire de documenter toute modulation.
• Des diligences doivent être mises en place lors de l’acceptation du client et tout au long de la relation d’affaires. En cas de vigilance renforcée, des diligences complémentaires sont nécessaires.
• Si, dans une situation, vous soupçonnez votre client de blanchir des capitaux ou de financer le terrorisme, il est de votre devoir de transmettre une déclaration de soupçons à TRACFIN, via la plateforme Ermes.
• Vos documents en lien avec vos clients doivent être conservés pendant 5 ans à compter de la fin de la relation, tout comme vos déclarations de soupçons.

À court de temps ? Voici un récapitulatif des enjeux de la NPLAB 2020

Parce que nous savons que vous êtes très occupé, faisons le point rapidement sur les standards de la NPLAB :

• avant de signer une lettre de mission, vous devez analyser 4 critères de classification des risques : les caractéristiques du client, son activité, sa localisation et les missions effectuées.
• un niveau de vigilance doit être attribué au client : standard pour une exposition aux risques faible ou moyenne, et renforcée pour une exposition élevée aux risques de blanchiment.
• vous êtes tenu de documenter toute modulation du niveau de risques, en fonction de vos nouvelles missions ou opérations sensibles.
• vous devez mettre en place des mesures de vigilance lors de l’acceptation du client et tout au long de la relation d’affaires. Une mise à jour du niveau de vigilance est réalisée lors du maintien de mission, au moins une fois par an.
• si vous rencontrez une situation où vous soupçonnez ou avez de bonnes raisons de soupçonner votre client de blanchir des capitaux ou de financer le terrorisme, alors vous avez la responsabilité de transmettre une déclaration de soupçons à TRACFIN.
• tous vos documents doivent être conservés pendant 5 ans à compter de la fin de la relation d’affaires, ainsi que vos déclarations adressées à TRACFIN.

Organisation de la structure d’exercice professionnel

Votre cabinet comptable doit disposer d’un manuel des procédures, comprenant un volet LAB (voir le détail du manuel dans le paragraphe “A quoi doit ressembler l’extrait LAB du manuel de procédures qualité” ci-dessous).

Il est nécessaire de définir un responsable de la mission LAB. Il peut s’agir d’un expert-comptable, mais aussi d’un collaborateur. S’il peut déléguer certaines tâches LAB, il en détient néanmoins la responsabilité.

Le responsable du contrôle interne peut être le dirigeant de la structure ou un expert-comptable. Il doit toutefois posséder une position hiérarchique élevée pour avoir accès aux informations nécessaires à l’exercice de sa mission.

Le correspondant TRACFIN peut être le dirigeant de la structure, le responsable du contrôle interne ou un expert-comptable. Le correspondant n’est pas habilité à procéder aux déclarations de soupçons : seul un expert-comptable le peut.

Les documents collectés et établis en application de l’analyse des risques et des mesures de vigilance doivent être conservés.

Les collaborateurs du cabinet sont obligatoirement informés des évolutions législatives et réglementaires, ainsi que des mises à jour des procédures internes.

2. Identification et évaluation des risques

Votre système d’identification et d’évaluation des risques sert de support à vos politiques d’acceptation et de maintien des missions.

Cette classification vous permet d’apprécier le niveau de risque de votre portefeuille client et de déterminer le niveau des mesures de vigilance à appliquer au début et au cours de la relation d’affaires. La classification des risques se base sur les 4 critères de la NP-LAB : client, activité, localisation et missions. Le degré d’exposition au risque comprend 3 niveaux : faible, moyen et élevé.

• Le critère “caractéristiques des clients” évalue les risques liés au client, aux personnes agissant pour son compte et aux bénéficiaires effectifs.
• Le critère “activités des clients” prend en compte les produits ou services, les conditions de transactions proposées ou encore les canaux de distribution utilisés. Certaines activités sont plus susceptibles de favoriser les opérations de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme.
• Le critère “localisation des clients” recouvre la localisation des établissements de l’entreprise, de ses principaux fournisseurs et de ses principaux clients. Les zones à risques élevés correspondent à des pays à risques ou à des zones dont le taux de criminalité est élevé.
• Le critère “missions” permet de déterminer les missions du cabinet d’expertise comptable qui demandent une surveillance accrue des opérations réalisées par le client.

3. Obligations de vigilance à l’entrée en relation d’affaires

Pour vérifier l’identité de votre client, des personnes agissant pour son compte ou des bénéficiaires effectifs, vous devez réaliser une copie d’un document officiel en cours de validité comportant une photographie.

Concernant la personne morale, il est indispensable de récupérer le Kbis pour obtenir toutes les informations à propos de la société.

Des mesures d’identification complémentaires sont parfois nécessaires, si le client ou son bénéficiaire effectif est une personne politiquement exposée par exemple. Dans ce cas, vous devrez également recueillir des informations sur l’origine de son patrimoine et des fonds impliqués dans la relation d’affaires.

4. Obligations de vigilance au cours de la relation d’affaires

L’expert-comptable est tenu de rester vigilant durant la relation d’affaires. Les diligences sont généralement opérées annuellement. Cela peut vous amener à moduler le niveau de vigilance. Une opération atypique ou une nouvelle mission peuvent également vous amener à mettre à jour le niveau de vigilance du client.

En cas de vigilance renforcée, des diligences complémentaires sont de mise. Dans ce cas, il vous faudra augmenter la nature et l’étendue des informations collectées, intensifier la fréquence de leur mise à jour et affiner l’étendue de leur analyse.

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5. Obligations de déclaration à TRACFIN

La déclaration de soupçons à TRACFIN est obligatoirement effectuée par un expert-comptable. Dans le cas où le responsable de la mission ne l’est pas, elle doit être réalisée par un expert-comptable responsable d’une autre mission pour le même client ou par un expert-comptable désigné par le cabinet. Il en va de même pour la réponse à TRACFIN.

La copie de la déclaration de soupçon est archivée dans un lieu empêchant sa consultation par une personne non autorisée, et pas dans le dossier permanent.

Être toujours prêt en cas de contrôle

Si vos procédures LAB sont tout le temps à jour, excellent ! Mais il est parfois difficile d’actualiser tous ses dossiers, alors que de multiples tâches rythment le quotidien d’un expert-comptable. Kanta soulage votre charge mentale et vous garantit d’être toujours prêt en cas de contrôle LAB et qualité. Évitez de perdre du temps à revoir tous vos dossiers : en un coup d'œil sur le logiciel, vérifiez s’ils sont à jour ou si des informations manquent. Pour en savoir plus sur le contrôle, retrouvez notre article : comment se préparer à un contrôle LAB‍

Automatiser les tâches chronophages de collecte de documents et de données

Grâce à l’algorithme de Kanta, passez moins de 5 minutes par dossier ! Fournissez simplement le SIRET de vos clients, et 70% du processus se fait automatiquement. Vous perdez beaucoup moins de temps qu’avec une méthode manuelle !

Faciliter le travail entre collaborateurs et experts-comptables

Sur Kanta, différents rôles peuvent être attribués aux métiers de votre cabinet. Ainsi, vous n’avez pas à porter seul la charge de la LAB : vous pouvez déléguer les dossiers à vos collaborateurs, en leur attribuant un rôle collaborateur. Avec votre rôle responsable de la mission, il vous incombe néanmoins de valider les dossiers.

Vous guider dans le déploiement d’un process plus simple

Les procédures LAB peuvent être fastidieuses. Kanta a à cœur de faciliter votre travail et de simplifier vos procédures LAB ! Par exemple, pour récupérer la liste des bénéficiaires effectifs de votre client, vous devez passer par votre service juridique. Avec Kanta, il vous suffit de nous fournir le SIREN de votre client et en quelques secondes, votre dossier est rempli.

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Voici les questions auxquelles votre manuel de procédures LAB doit répondre pour être conforme :

Les différents acteurs

• Qui est le responsable de mission ?
• Qui est le correspondant TRACFIN et ses missions ? TRACFIN en a t-il connaissance et si oui, depuis quand ?
• Qui est le responsable du contrôle interne et ses missions ?
• Quelles sont les attentes concernant les risques LCB FT vis-à-vis des autres collaborateurs ?

Identification et évaluation des risques

• Quelles sont les principales situations à risque auxquelles votre cabinet est exposé ?
• Quelles sont les missions proposées par votre cabinet et leur niveau de risque ?
• Quelles sont les mesures d’atténuation du risque mises en œuvre ?
• Quelles sont les modalités d’attribution des niveaux de risque et de vigilance ?
• Quels sont les critères pour moduler le niveau de risque ?

Mesure de vigilance à l’entrée en relation d’affaires

• Qui identifie le client, les personnes agissant pour son compte et les bénéficiaires effectifs ? Quand ? Qui vérifie leur identité et comment ?
• Quelles sont les mesures mises en place lorsque le client n’est pas présent lors de l’identification ?
• Qui recueille et analyse les informations nécessaires à la connaissance de la relation d’affaires ?
• Quelles sont les informations demandées selon les risques ?
• Qui prend la décision finale de nouer la relation d’affaires ?
• Qui attribue les niveaux de risque et le niveau de vigilance ?

Mesure de vigilance au cours de la relation d’affaires

• Un seuil de signification par mission est-il fixé ?
• Comment se matérialisent la collecte, la mise à jour et l’analyse des informations sur la relation d’affaires ?
• Dans quelles situations est-il nécessaire de procéder à une nouvelle identification et vérification de l’identité ?
• Quand et par qui sont révisés les niveaux de risque et de vigilance ?
• Quelles sont les principales opérations atypiques pouvant être rencontrées ?
• Comment et quand est remontée une opération atypique au responsable de la mission ?
• Qui décide d’un examen renforcé ? Comment se matérialise t-il ?

Déclaration de soupçon

• Si le responsable de mission n’est pas expert-comptable, qui établit la déclaration ?
• Quel est le support retenu ?

Conservation des documents

• Combien de temps et où conservez-vous les documents relatifs à l’identification des clients, des personnes agissant pour leur compte et des bénéficiaires effectifs ?
• Combien de temps et où conservez-vous les documents relatifs à la relation d’affaires et aux opérations ?
• Combien de temps et où conservez-vous les déclarations de soupçons ?

Modalités d’échange d’information pour un client

• Quels sont vos principes de confidentialité et de secret professionnel ?
• Quelle est la conduite à tenir en cas d’audition par la police judiciaire ?
• Comment échangez-vous avec certains assujettis à la LCB FT pour un même client et dans quelles circonstances ?

Formation et information du personnel

• Quelles sont les modalités de formation et d’information du personnel ?
• Quand et comment se déroule le contrôle périodique des procédures internes ?
• Quelle est la fréquence de mise à jour du manuel des procédures ?

Tous vos collaborateurs peuvent prendre part aux procédures LAB. Mais pas n’importe comment ! Voici quelques recommandations RH pour impliquer au mieux vos collaborateurs :

→ Nommer un référent LAB dans le cabinet : un expert-comptable ou un collaborateur.

→ Sensibiliser vos collaborateurs à la LAB, notamment en intégrant la formation ReflexLAB dans le processus d’accueil des collaborateurs dans le cabinet. Chacun pourra télécharger l’attestation de formation et la transmettre à l’expert-comptable.

→ Intégrer une réunion annuelle pour discuter des problématiques LAB rencontrées et vérifier l’adéquation du manuel de procédures avec les pratiques du cabinet.

→ Former les collaborateurs aux bonnes pratiques LAB, par exemple savoir dans quel cas remonter une opération atypique au responsable de mission.

“Pour améliorer nos procédures LAB, Kanta nous a recommandé de suivre les cours vidéo de ReflexLAB, la formation créée par l’Ordre des experts-comptables. Nous avons pu mieux cadrer nos processus !” - Client Kanta

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Quel est l’intérêt d'améliorer ses procédures de lutte anti blanchiment ?

Les procédures LAB représentent un temps de travail non facturable. Si vous améliorez vos procédures de lutte anti blanchiment, vous gagnez en productivité et en rentabilité. Avec Kanta, c’est 5 minutes seulement par dossier ! De plus, cela contribue au bien-être au travail de vos collaborateurs, qui peuvent s’appuyer sur un logiciel intelligent et intuitif pour faciliter le processus LAB. Enfin, utiliser Kanta vous garantit d’être 100% conforme à la NP-LAB et toujours prêt en cas de contrôle.

Est ce qu’un expert-comptable peut signer l’ensemble des dossiers des associés du cabinet ?

Non, chaque expert-comptable doit signer ses propres dossiers. Pour engager leur responsabilité, ils doivent avoir connaissance de leurs dossiers.

Dois-je mettre à jour régulièrement mes procédures LAB ?

La NP-LAB évolue peu dans le temps. Toutefois, le GAFI, l’AMF et l’Europe mettent régulièrement à jour la liste des pays à risques ou des activités à risque. C’est pourquoi une veille continue doit être réalisée pour rester conforme à vos obligations.

Les procédures LAB s'appliquent-elles à l'ensemble des clients du cabinet ? Y compris les personnes physiques ou les LMNP ?

Oui, l’ensemble des dossiers du cabinet d’expertise-comptable sont concernés par les procédures LAB, et ce sans distinction de structure juridique.