Le contrôle Lutte Anti Blanchiment chez les cabinets d'experts-comptables
Les contrôles sont toujours des mauvais moments à passer. Quoique, si vous êtes en conformité LAB, votre contrôle LCB-FT se déroulera à merveille ! Avec l’aide de Kanta, vous êtes toujours prêt en cas de contrôle 😉
- Vos procédures LAB doivent toutes être à jour avant le contrôle
- Vous recevrez un questionnaire LBC FT à remplir tous les 3 ans
- Vous recevez une notification 90 jours avant tout contrôle LAB
- Lors du contrôle, le contrôleur vérifie à la fois vos procédures internes et des dossiers individuels
- Tant que vous n’êtes pas en conformité, le contrôle est reconduit. Il est très rare que les cabinets soient sanctionnés s'ils démontrent leurs efforts pour se mettre en conformité, mais vous perdez du temps sur vos dossiers.
- En utilisant Kanta, vous êtes en conformité toute l'année et vous n'avez rien à faire en amont du contrôle.
🛠️ Comment se mettre en conformité avant le contrôle LAB du cabinet ?
La mise en place des procédures LAB au sein du cabinet
Vous êtes tenu de respecter des obligations en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Vous avez donc déjà des procédures LAB en place dans votre cabinet... Voici tout de même un petit rappel des procédures nécessaires pour être en conformité avant un contrôle LAB (1), juste au cas où 🤭
- les différents acteurs et leur rôle, leur formation et l’actualisation de leurs connaissances ;
- l’identification et l’évaluation des risques de blanchiment de capitaux et financement du terrorisme et la politique adaptée à ces risques ;
- la mise en œuvre des mesures de vigilance avant et pendant la mission ;
- la conservation des pièces relatives à l’identification du client et des bénéficiaires effectifs ;
- les modalités d’échange d’informations au sein des groupes et des réseaux ;
- le respect de l’obligation de déclaration à TRACFIN ;
- la mise en œuvre de procédures de contrôle des risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme ;
- l’organisation de la conservation et de la confidentialité des déclarations de soupçons déposées.
La mise en conformité lors de l’acceptation et du maintien de mission
Vos obligations LAB doivent être remplies à la fois lors de l’acceptation et du maintien de mission, mais aussi tout au long de la mission en cas d’opérations sensibles.
À l’acceptation de mission, vous devez vérifier l’identité de votre client et des bénéficiaires effectifs, mais aussi recueillir des informations concernant l’objet et la nature de la relation d’affaires. Il vous faut également lui attribuer un niveau de risque et un niveau de vigilance.
Au maintien de mission, vous devez réévaluer le niveau de risque et le niveau de vigilance de votre client, afin de prendre la décision de maintenir ou non cette mission. Là aussi, la réévaluation doit être consignée dans un document.
Vous en avez assez des questionnaires à remplir sur Excel pour vos procédures LAB ?
En plus d’être contre-productif, son utilisation est dangereuse, car source d'erreur de saisie. Avec Kanta, vous éliminez le risque d'erreur grâce à l'automatisation de la saisie des données et de la collecte des documents, mais vous êtes également alerté s'il manque des documents. Vos procédures LAB ne prennent désormais que 5 minutes par dossier, regardez par vous-même :
La mise en conformité en cas d’opération sensible sur un dossier
Vous avez repéré une opération sensible ou atypique chez l’un de vos clients ? Un montant inhabituellement élevé, une absence de justification économique ? Ce type d’opération doit être documenté dans votre processus LAB pour conserver une connaissance appropriée de la relation d’affaires. Le niveau de risque et le niveau de vigilance seront alors actualisés.
Si vous rencontrez des indices ou des preuves de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, vous êtes tenu de transmettre une déclaration de soupçons à TRACFIN.
L’implication des collaborateurs du cabinet dans les procédures de lutte anti-blanchiment
Le poids des procédures LAB concerne l'expert-comptable, mais aussi l'ensemble de ses équipes. En effet, tout collaborateur peut se voir un jour inquiété d'une mise en responsabilité ou accusé de complicité dans une affaire de BC-FT. Il est donc important que toutes les personnes qui interviennent sur un dossier participent à la LBC-FT.
Faites gagner du temps à vos collaborateurs grâce à un outil intelligent et dynamique : Kanta, la conformité LAB en mieux ! Grâce aux "rôles" définis dans la solution, ils peuvent collaborer très facilement dans les différents dossiers clients et il ne vous reste ensuite qu'à valider les dossiers et effectuer les diligences.
Et si vous pouviez gagner du temps sur vos obligations LAB ?
Avec Kanta, se préparer à un contrôle LCB FT devient un jeu d’enfant. Soyez toujours en conformité !
- Interprétation du risque client selon les standards de la norme NP LAB
- Alerte sur les données indispensables manquantes
- Historique nominatif des modifications
- Collecte automatique des documents juridiques des clients
- Existence de rôles, de droits d’édition et de lecture
En plus de ces fonctionnalités, les bénéfices pour votre activité sont multiples : vous êtes plus serein avant un contrôle LAB, vous limitez les erreurs humaines et surtout vous diminuez votre temps passé sur les procédures !
Nos clients ont réduit de 50 à 70% le temps passé sur leurs dossiers et leurs obligations. Et vous, vous commencez quand ?
- 5 minutes par dossier, pas plus
- Alertes en cas de données manquantes
- Veille réglementaire intégrée
🔭 Les sources de risque BC/FT à anticiper avant un contrôle LAB, selon l’ARPEC
On recense 4 sources de risques à prendre en compte lorsqu’on signe une lettre de mission avec un client : les caractéristiques des clients, leur activité, leur localisation et les missions effectuées. Quelques exemples pour mieux comprendre ce qui peut être considéré comme un risque élevé (2) :
Les caractéristiques des clients
- Structures associatives
- Sociétés en difficulté
- Superpositions complexes d’entités juridiques
- Personnes politiquement exposées ou partis politiques
- Société de domiciliation
L’activité des clients du cabinet
- Le BTP
- Les activités liées aux jeux de hasard et d’argent
- La vente de véhicules d’occasion
- L’immobilier
- Les antiquaires, brocanteurs et galeries d’art
- La bijouterie, les métaux précieux, les pierres précieuses et l’horlogerie
La localisation géographique du client et des fonds
- Pays sur la liste de l’UE des pays tiers à haut risque, présentant des carences dans leurs régimes LBC FT
- Pays sur la liste noire du GAFI
- Pays sous surveillance du GAFI
Les missions du cabinet
- Conseil et montages fiscaux
- Conseil en gestion de patrimoine
- Création et reprise d’entité à vocation économique ou financière
- Comptes de campagne
- Mandat de paiement des dettes et recouvrement amiable des créances
L’évaluation et l’analyse des risques simplifiée avec Kanta
Simplifiez votre analyse des risques LAB en utilisant Kanta ! Avec Excel, vous avez bien plus de risques de faire des erreurs, alors que notre solution vous assure d’être en conformité. Notre calcul du risque est basé sur les standards de la norme NPLAB 2020. Nous sommes toujours à jour sur les obligations LAB grâce à notre veille réglementaire en temps réel.
Si l'on organisait un match de boxe Kanta contre Excel, qui gagnerait ? Kanta évidemment (nous sommes si peu objectifs 🤏). Mais ce qui importe, c'est plutôt que vous compreniez pourquoi.... alors Découvrez le match !!
✅Phase préparatoire du contrôle LAB : le questionnaire d’évaluation à l’exposition des risques
Première étape du contrôle LAB des experts-comptables : le questionnaire d’évaluation à l’exposition des risques LBC-FT, envoyé à tous les professionnels. Celui-ci a été établi à partir des menaces et des vulnérabilités référencées par l’ARPEC. Vous y avez déjà tous répondu en 2020 et votre cabinet a été évalué à partir des informations récoltées pour être sélectionné ou non parmi les cabinets contrôlés en 2021, 2022 ou 2023.
Si vous êtes le seul expert-comptable au cabinet, vous recevrez un seul questionnaire portant à la fois sur les procédures internes et sur votre exercice professionnel individuel.
Si vous êtes plusieurs experts-comptables au sein d'un même cabinet, alors vous recevrez un premier questionnaire qui sera dédié aux procédures internes, puis un questionnaire par expert-comptable visant votre exercice professionnel individuel.
Une fois rempli et envoyé sur la plateforme dédiée au contrôle, le comité de lutte anti blanchiment examine votre questionnaire et classifie vos réponses selon leur exposition aux risques LBC/FT. Les experts-comptables sont répartis en 3 catégories : fortement exposés, moyennement exposés et faiblement exposés.
Les experts-comptables à contrôler sont désignés par le comité LAB au sein des catégories des professionnels fortement exposés et moyennement exposés principalement, mais aussi certains cabinets faiblement exposés. Tous les experts-comptables peuvent ainsi subir un contrôle LAB.
Le questionnaire d’évaluation à l’exposition des risques sera présenté tous les 3 ans. Cela signifie que vous devez vous assurer d’être à jour pour répondre au questionnaire : autant le faire au fil de l’eau !
🩺 Le contrôle LAB sur site : déroulé de la journée de contrôle
La première phase (1/2 journée)
Le contrôle est effectué par un expert-comptable contrôleur sélectionné par le comité LAB. La première partie du contrôle LAB sur site consiste à vérifier le respect de la réglementation et des procédures de la structure telles que décrites dans les questionnaires préparatoires.
La seconde phase (1/2 journée)
La seconde partie du contrôle est orientée sur les dossiers. L’expert-comptable remet au contrôleur la liste de ses clients. Celui-ci contrôle prioritairement les dossiers à risque élevé en matière de LCB FT.
Lors du contrôle des dossiers, le contrôleur vérifie le respect de l’application de la NP LAB, de l’identification des risques aux déclarations de soupçon à TRACFIN. Un questionnaire est rempli par le contrôleur pour chaque dossier.
À la fin de la journée, le contrôleur formule une synthèse orale du contrôle. Il établira par la suite un rapport définitif et une conclusion.
Les risques d’amende ou de sanction en cas de non-conformité
Si la conclusion du contrôle est sans observations ou avec simples observations, vous ne risquez aucune sanction. Il vous suffit d’améliorer vos procédures en fonction des observations du contrôleur LAB.
Toutefois, la conclusion avec observations entraîne un nouveau contrôle LBC-FT sur site un an plus tard. Selon la nature et la gravité des manquements, le comité LAB peut saisir l’instance disciplinaire (4) ou étendre le contrôle à d’autres professionnels de la structure.
En cas de réitération des manquements lors du nouveau contrôle à 1 an, une procédure disciplinaire est ouverte à l’encontre de l’expert-comptable.
Plusieurs sanctions sont envisageables : réprimande, blâme avec inscription au dossier, suspension avec sursis, suspension et radiation, interdiction temporaire d’exercice ou sanction pécuniaire jusqu’à 1 million d’euros.
🤔Les questions fréquentes sur le contrôle LAB des cabinets comptables
Qu'est-ce que je risque en cas de contrôle si je n’ai rien fait ?
Plusieurs sanctions peuvent être prises à votre encontre en cas de manquement grave. Néanmoins, ce qui sera certainement le plus gênant pour votre activité est la charge de travail pour mettre à jour tous vos dossiers clients s’ils ne sont pas conformes à la NP LAB avant le deuxième contrôle. Vos collaborateurs risquent d’être monopolisés pendant plusieurs semaines, et donc mettre un coup de frein à vos missions.
Quel type de cabinet est contrôlé ? Ceux qui ne font rien ?
Combien de contrôles par an sont prévus ?